Ekonomerna har blivit fler i företag och andra verksamheter. Förr gick det alldeles utmärkt att driva företag och titta på siffrorna löpande eller på årsbasis. Den ekonomiska sjukan må vara påkallad av en större internationell konkurrens med ökade behov av att se på siffrorna beroende på rädsla och osäkerhet. Låt ändå inte ekonomiarbetet gå före verksamheten. Det blir som att sätta vagnen före hästen. Ekonomiavdelningen är en servicefunktion i det dagliga och har som egentliga uppgift att räkna ut en stämmande bokföring och årsbokslut så att ägarna vet vilken vinst företaget gör.

Självklart är det väldigt viktigt och nödvändigt att veta hur företagets ekonomi ser ut. Missförstå mig inte. Vad jag vill är att tala om hur viktigt det är att inte ekonomiavdelningen blir självspelande. Den är faktiskt bara tärande på firmans kassa om man ska vara krass.

Ekonomikunskap är självklart en fundamental del i företagande och siffrorna kan ge oss bra information som underlag för beslut av verksamhetens riktning. Se som företagare till att ha koll på lagrets storlek och vad det används till, ha en gummisnodd runt plånboken och koncentrera dig på försäljningen med goda relationer och håll uppe vinsten i det du gör!

När jag startade verksamhet första gången hittade jag på ett enkelt flödesschema i Excel över framtida in- och utgifter för att se hur pengarna skulle räcka. Jag kunde då på förhand i förutse hur kassan skulle se ut i framtiden. För varje ny order så förlängdes vår livslängd något. Jag kallade parametern ”torrsim” och den talade om hur länge firman skulle fungera med kända kostnader men inga nya order och vår egen kassa som buffert. Fascinerande är att denna parameter levde med oss ända tills vi sålde företaget. Dessvärre förstod inte de nya ägarna vitsen med denna kloka hantering men det är en annan historia.

Som längst hade vi över ett år i torrsim. Banken tyckte inte om det utan påtalade hur illa överlikviditeten var eftersom vi inte nyttjade några krediter eller någonsin gjorde några övertrasseringar. När vi då och då mötte hårdare tider kan jag lova att det var skönt att kunna rida ut de stormar vi mötte tack vare denna upparbetade förmåga till torrsim. Det fanns även tillfällen då vissa universitet och tveksamma företag inom telekommunikation behagade använda oss som bank istället för att betala och göra rätt för sig. Detta samtidigt som leverantörer vi månade om fick sina pengar och det tärde ju på kassan. Detta var en källa till diskussion kan jag lova och problemet med delägarskap kommer jag beröra i framtida kapitel.

I det ekonomiska arbetet tog vi fram ett fåtal enkla grafer över försäljning, fakturering, marginal, torrsim, kostnader och de olika vinsterna från resultaträkningen månadsvis. Allt i rullande tolv för att se förändringar över tid och inte bara för varje helår. Vi lade in trendlinjer som visade vart det pekar. Jag måste säga att detta enkla och förnuftiga sätt var ett väldigt bra styrmedel för mig i mina beslut och jag undrar om inte fler skulle behöva det. I mitt mentorsprogram för företag ingår detta.

Återigen, låt inte ekonomerna sysselsätta sig med analyser mellan himmel och jord. Låt bli att låta ekonomiavdelningen växa för det gör den nämligen eftersom den själv genererar sitt arbete och det tenderar inte att minska nyfikenheten hos en osäker ledning och styrelse som älskar rapporter och många (debiterbara) timmar i konferensrum. Ännu värre blir det med externa konsulter som tickar pengar för att ta fram något du inte behöver eller ens beställt om du inte håller stången och vet vad du behöver. Rädsla förstärkt av osäkerhet om framtiden är ekonomernas honung. Tag därför kommandot som chef!

Nästa inlägg planeras till den 18 juli