Den allra viktigaste och största personliga utvecklingen och förmånen jag upplevde som chef, var när jag lyckades skapa en situation där jag hade en personlig assistent.

Visserligen var första anställningen mycket stort, som att få barn och otroligt spännande men detta var liksom mer på riktigt, när vi började flyga som företag. Det fanns även många steg i utvecklingen som var viktiga och bra men enskilt så var detta det viktigaste för mig i min funktion.

Assistent… förr sa man sekreterare men där tycker jag att den moderna benämningen assistent är mer riktig. Jag fick verkligen assistans. God assistans. Min totala effektivitet blev mångdubbelt större. Mitt sätt att lösa problem och ta besluten gjordes med betydligt bättre underlag och vid rätt tid. Besparingarna blev betydande vid avtal med leverantörer av tjänster. Vi kom ihåg att säga upp sådant som automatiskt förnyas, vi kunde undersöka lite mer före vi slog till och handlade. Min assistent var också en utmärkt brandvägg för mig mot inkommande erbjudanden från banker, försäkringsbolag och tiggare.

Jag tänker på alla gånger jag fick backa och tänka mer, andas och inse att det var bättre att inte rusa på just då… Helt plötsligt fick vi god ordning även på nedprioriterade uppgifter! Ett filtrerat öra till och från organisationen utöver det jag själv fångade upp. Att informationen inte var filtrerad genom någon som sitter i en annan enskild position med sitt snäva perspektiv, som t.ex. HR eller Ekonomi utan just en assistent.

Jag kan inte nog förtydliga hur viktigt det är att chefer, även i mindre företag och organisationer, inser vikten av en assistent vid sin sida. Dessvärre finns den gamla, ibland sexistiska, inställningen att det är lyx och onödigt.

När vi gick in i tyskt ägande togs denna ”förmån” raskt bort då det stack mer i ögonen än att jag körde fel tyskt bilmärke! Det hela är rätt så märkligt hur denna organisatoriska briljans inte förstås i den kulturen. Kanske tycker man att det inte är modernt och effektivt. Tvärt om!

Ett tragikomiskt minne såhär i efterhand är något som hände strax efter att vi lämnat över verksamheten till nytt ägande. Vid ett kommande besök i Sverige behövde de hjälp med hotellbokning. Att själv boka där de bodde sist föll dem inte in. Själva saknade de en assistent på egna kontoret. Dilemmat var ju nu att de hade avpolletterat den assistent de nu helt plötsligt behövde. Desperat ville de finna en annan kvinna på vårt kontor som de kunde få hjälp av… ”kvinna+dator=sekreterare”? Till slut fick de tag på en av våra kompetenta kvinnliga säljare som naturligtvis ordnade bokningen. Vem som helst på företaget kunde ha hjälpt till men de löste det med en kvinnas hjälp.

Vill du bli mer effektiv och utföra ditt arbete bättre? Vänta inte med en uttalad assistent. Personen, man eller kvinna, må arbeta som assistent på deltid, bara du ser till att ordna det så bra för dig och även alla andra. Ett bra arbetssätt är att ha ett kort morgonmöte varje dag och gå igenom dagen samt närmaste tidens uppgifter. Säg inte att du inte har tid, se den lilla tiden som en ren investering som du kommer att få ränta på! Vänta inte!

Kommande inlägg mer om Entreprenörskap.