Chefscoachning

Pensionen och Arbetet

/ Anders Frisk / Lämna en kommentar

Vi kommer att behöva arbeta och betala skatt längre än tidigare. Förstå och acceptera det. Vi blir äldre, vi blir friskare och vi klarar av att arbeta längre. Vi har en befolkningspyramid som inte medger annat än att vi arbetar längre. Vi utbildar oss länge, vi skaffar barn sent i livet och vi skaffar få barn. Det räcker inte till för att det ska födas en kommande generation som bekostar Din pension. Du kan bli hur politisk eller arg du vill men Du får acceptera att det blir konsekvensen.

Vi kanske löser det med stor arbetskraftinvandring men med egen kraft hinns det inte med. Detta har allt fler västländer insett och uppmanar till större barnkullar eller som vissa gör, förbjuder homosexualitet vilket är helt absurt men visar på den desperation som finns!

En tanke slår mig att vi kunde ha ett pensionssystem som reglerar antal arbetande år och inte ålder? Fundera på vad som vore rimligt, fyrtio arbetande år, femtio? Ja, pluggade du till 35 får du nog vara beredd att arbeta till 75, eller? Å andra sidan har du pluggat så länge att du kanske lyckats skaffa dig ett arbete som genererar mer skatter in i systemet på kortare tid? Kanske får vi inkomstpröva pensionerna så att den endast betalas till de som ansöker bidrag och endast till de utan eget sparkapital eller tillgångar som kan avyttras? Vem vet vad våra kära politiker hittar på?

Jag tror att en utmärkt affärsidé vore fler privata vårdplatser i Spaniens Nerja till hög månadsavgift. Sol, fria tapas och vin dygnet runt samt välutbildade spansk vårdpersonal. Säkerligen en fin-fin affärsidé med tanke på skrämselpropagandan om svensk åldringsvård från partier med brun nyans. Jag lider med rädda pensionärer och arbetslösa ungdomar utan framtidstro.

 

I vart fall. Kommande antal arbetande kommer inte räcka till att betala till allt äldre pensionärer. Därför är det extra viktigt att Du lever det liv du trivs med. Att du arbetar med det Du trivs med och har passion för. Gå inte och lid på ditt arbete, gå inte och var bitter. Förändra eller acceptera.

Kämpa för att se till att Du arbetar med det du trivs med och jobba för att presterar det allra bästa du kan. Då kommer du finna glädje i att arbeta långt upp i åldern. Det kommer behövas. Inte minst för att få in skatt i systemet!

 

Kommande inlägg publiceras om några veckor och handlar om Unga Talanger.

Livsråd

/ Anders Frisk / Lämna en kommentar

Här har jag samlat ett gäng kloka livsråd jag sprungit på eller vidareutvecklat. Ofta kommer jag tillbaks till många av dem och det händer t.o.m. att jag känner mig omedvetet kunnig inom några av dessa! Det är i hemligheten, i djupet av dessa råd som människans storhet finns! Dessutom ligger svaret på att få själslig frid bland dessa. Det kan låta pretentiöst och ”lätt att säga”.  Självklart, vi är bara människor men vi kan alltid försöka våga!

 

Var tacksam och tydlig med dina drömmars mål!

Det blir som du tänker och du får det du strävar efter till slut!

Tro på någonting. Innerligt och med övertygelse!

Hoppas!

Visa din kärlek, godhet, tacksamhet och ha en positiv attityd!

Lita på att du är värd det allra bästa livet har att ge!

Oroa dig inte, reflektera över din egen historia.  Statistiskt har det säkert oftast gått bra, alltså kommer det troligast gå bra i framtiden också!

Var hjälpsam mot andra!

Gör saker för ditt eget personliga välmående, inte villkorat eller förbehållet att få bekräftelse, gillande eller för att din bitterhet styr dig!

Lev livet med så goda relationer som möjligt!

Omge dig endast med, som du upplever, extraordinära och positiva människor som ger positiv energi!

Sätt upp mål! Dagliga och eviga.

Ge inte upp, kämpa på och var beredd att anstränga dig det där extra!

Lev livet så njutningsfullt som möjligt!

Var en god förebild för dina medmänniskor!

Lär dig att lyssna på och visa ett äkta och genuint intresse för andra människor!

Läs!

Träna och sköt din kropp!

Sov inte bort livet!

Öva på att uppleva meditativt lugn!

Reflektera över din egen sorts andlighet eller själsliga existens!

Lyssna på ingivelser du får!

Var förlåtande! Visa känslor.

Kritisera inte, döm inte och klaga inte! Någonsin.

Visa ärlig och äkta uppskattning, tala om när du tycker människor är bra och gör något bra!

Ansträng dig att få andra människor att känna sig betydelsefulla!

Försök väcka den starka önskan och viljan som finns hos andra människor!

Le!

Skratta!

Undvik dispyter!

Visa respekt för andras åsikter!

Försök uppriktigt att se saker och ting ur den andres synvinkel, hade du varit i dennes sits och med samma erfarenhet och upplevelser hade du troligen tyckt eller gjort likadant!

Om du har fel, medge det snabbt och eftertryckligt med fråga hur du kan ställa det till rätta!

Allt kommer tillbaks mångdubbelt!

Ta inte dig själv och livet på så stort allvar!

Var tacksam, tänk positivt och kom ihåg att det blir som du tänker!

 

Det blev en himla massa och kan kännas mastigt. Du tar till dig det du önskar och resten passerar dig. Kommer något till nytta eller får dig att fundera så gläder det mig. Och din omgivning…

 

Kommande inlägg planeras komma i slutet av november då mina uppdrag trevligt nog har ökat och ger mig anledning till fokuserat arbete. Varmt välkommen att höra av dig om du vill diskutera någonting!

Floskler och ”bullshit”

/ Anders Frisk / Lämna en kommentar

Alla har vi fått företagsintern information som man läser med lätt vämjelse. Det är fascinerande att se hur lätt det blir högtravande när ledningen går ut med information till personal. Jag gissar att det beror på rädsla och oförmåga att vara personlig och då riskera få kritik för det eller för att ha uttryckt sig fel. Är man sen inte juridiskt skolad eller osäker i sin ledarroll är det ännu enklare att falla dit.

Det finns gott om övriga humoristiska sammanställningar över ”corporate bullshit” så det behöver du inte läsa här, jag tror att du vet precis vilka uttryck som känns igen. Det går liksom mode i floskler.

Istället har jag klippt in en riktig företagsinformation som gick ut inom en kvinnlig mellanchefs arbetsplats om en förestående förändring där bolaget skulle säljas och flertal sägas upp. Det är inget exempel från min egen verksamhet eller företag jag antingen arbetat direkt eller indirekt med så alla gissningar är fel. Efter diverse neutraliseringar ser det ut såhär. Trevlig läsning:

 

”xxx är ett bolag som vi på yyy har varit mycket stolta över att äga. Du och kollegorna på xxx hjälper fler människor till ett bättre liv.

Men vi är också stolta över vad vi har lyckats åstadkomma med dig och dina kollegor när det gäller att utveckla bolaget. Vi har tillsammans byggt Sveriges ledande bolag inom xxx. Genom att förvärva och förena xxx och yyy skapade vi grunden för att bli en starkare aktör på den svenska marknaden. Vi har tillsammans med den skickliga ledningen satsat på kunskap och innovation, professionaliserat inköp, moderniserat produktionslogistik och IT-plattformen.

Vi på xxx är mycket tacksamma för de viktiga insatser som du och dina kollegor bidragit med i byggandet av dagens xxx.

Men branschen förändras nu snabbt. Som ni vet har de stora internationella leverantörerna som t.ex. xxx förvärvat xxx verksamheter och använder låga inköpspriser för att konkurrera.

Konkurrensen har alltså blivit hårdare och behovet av att kunna växa och uppnå skalfördelar ökar. Som de ansvarsfulla ägare vi vill vara, har vi ställt oss frågan hur vi kan agera för verksamhetens bästa. Beslutet blev att hitta ett nytt hem till xxx. När det beslutet väl var fattat, ligger det i vår ägarroll att hitta den bästa ägaren. En ägare där verksamheten som vi gemensamt byggt upp får de bästa förutsättningarna att fortsätta att utvecklas starkt.

Vi är övertygade om att yyy är just den ägaren, med sin världsledande ställning, en mycket stark produktportfölj, omfattande produktutvecklingsambitioner och de skalfördelar som följer av global närvaro och starka marknadspositioner.

Vi på xxx vill tacka för att vi fått lära känna er alla och er bransch. Vi önskar er lycka till i framtiden.”

Läser man det med humor så blir det ganska roligt. Speciellt efteråt. Personal brukar spara på liknande skrifter för att läsa upp under gravölet eller som roliga exempel på klantiga chefer och ägare. Det gjorde hon i exemplet.

Jag inser att jag ofta hamnat i samma fälla av högtravande floskler och det är någonting som jag medvetet försöker att undvika. Det är tyvärr väldigt lätt att hamna däri så gör vad du kan för att låta bli!

 

Kommande inlägg handlar om några kloka livsråd och livsregler och planeras komma den 29 oktober.

Styrelsearbete

/ Anders Frisk / 1 kommentar

Styrelsemöten är inte som vilka andra möten som helst. När styrelsemöten är Väl Genomförda är de små steg och milstolpar i företagets utveckling. Det kamerala och torra faktumet är att Styrelsen är tillsatt av ägarna. Styrelsen tillsätter VD och ska genom sitt arbete säkerställa att det tillvaratar ägarnas vilja med bolaget.

Som alla möten är det bra om de är effektiva. Viktigt är att de är positiva som känns meningsfulla och leder till beslut. Min erfarenhet av styrelsearbete är både bra och mindre bra. Åtskilliga gånger har halva mötet tagits upp av meningslösa diskussioner om ovidkommande saker. Vardagliga ”bekymmer” som båtar, bilar, trafik eller andra stora besvär i vardagen… Ofta har mötena varken startat eller slutat i tid och protokoll har kommit så sent att det inte längre haft någon betydelse än att sitta i arkivet. Lägg ner, bryt upp, byt ut.

Mina goda erfarenheter är följande:

  • Se till att det är en begränsad mängd ledamöter. Ordförande ska vara en person som kan hålla möten.
  • Ledamöterna ska vara engagerade och inte sitta av tid. Byt när engagemanget tryter. Betala ett minimum men kom ihåg att ”det man inte betalar för värderar man inte”.
  • Ledamöterna behöver veta vad som personligen förväntas utifrån deras kompetens.
  • Ledamöterna bör kunna representera hela bolaget och utöver, från ägare till personer som arbetar dagligen från alla läger i bolaget.
  • Sträva efter en balans mellan kön, ålder, personligheter och kompetenser.
  • Fördela karaktären på mötena till att handla om saker som är aktuella under året; nutid, framtid, omvärld, personal kan vara exempel. Ett möte per kvartal med ett extra strategidygn per år där det inte är formellt möte men ett mer kreativt möte med minnesanteckningar.
  • Ta in externa kontakter för strategiarbete och så kallade workshops. Det finns många som kan få fart i en trött styrelse och ändå lyckas dra ur viktiga kunskaper.
  • Tydliga och få rapporter med enkla grafer som visar nuläget. Utskickade innan och att det förväntas att folk är pålästa.
  • Korta möten. Mer än tre timmar betyder att det är bättre att dela upp i fler.
  • Frukt, kaffe, vatten. Inga kakor.
  • Protokoll så snabbt som möjligt, dessa ska fungera som att-göra-punkter, styrdokument, för VD att använda i vardagen och ut i organisationen. Resultat följs upp löpande och på nästa styrelsemöte.
  • Ha tydliga spelregler för mötena. Ta pauser för telefon och snack men mötet ska hålla tempo. Börja i tid. Sluta i tid. Håll glatt tempo och ta extra diskussioner vid annat tillfälle om det drar iväg. Ledamöter kanske kan ses på en egen lunch?

Detta torde väl egentligen gälla för de flesta andra möten som sker. Vi är ett mötesälskande folk i Sverige och experter på koncensusbeslut… Vörda därför mötesformen med högsta kvalitet och ta fram fördelarna med denna längtan.

 

Kommande inlägg planeras till den femtonde oktober… och planeras handla om värdet av Skratt och Glädje på arbetsplatsen!

Prokrastinering, uppskjutarbeteende eller förmågan att skjuta upp och samtidigt få saker gjorda!

/ Anders Frisk / Lämna en kommentar

Jag har läst ännu en bok. En underbar liten bok av John Perry, professor på Stanford, om prokrastinering. Läs den.

Inom terapin är detta ett populärt ämne då det inte sällan finns bakomliggande orsaker som går att gräva djupt i… Till och med anses den kunna vara sjuklig, patologisk, och det verkar ju synnerligen besvärligt men bra för den branschen! Jag känner flera intelligenta människor, inom området skickliga hjärnor, som är stora ”uppskjutare” så det handlar inte om brist på kunskap.

Om vi håller oss till oss som ändå fungerar någorlunda, tror jag många av oss känner igen sig i beteendet att skjuta upp saker eller flykten till något oväsentligt?…Varför inte leta efter något på nätet som just flög förbi istället för att göra klart rapporten eller vad du borde göra? Känn lusten att organisera mapparna på hårddisken logiskt istället för att bli klar med det någon väntar på? Är det något bra på TV ikväll? Har det dykt upp något nytt på nyhetssidan? Kanske någon blogg (som denna) har uppdaterats?

Det härliga är att det finns många tekniker att arbeta med för att få något gjort. Då menar jag inte alla självhjälpsböcker med tips om att svälja den största grodan först eller att intelligent prioritera den med störst konsekvenser för andra… det finna massor med trista tips att bli fyrkantig så glöm det.

John Perry pekar väldigt underhållande på möjligheterna med att skjuta upp saker. Strukturerad prokrastinering. Det blir nästan en konstart och kan vara provocerande för extrema strukturmänniskor. Hemligheten är att det inte är så stora skillnader mellan oss som man kan tro och inte heller är det alltid medvetet störande från endera sidan. (om det inte är en dålig relation som får detta beteende att göda motsättningen).

Saken är att jag själv, som ofta i mitt liv, balanserar mellan ytterligheterna och kan vara både en riktig strukturfascist och en riktig sen slarvputte. Alltså kan jag oftast förstå båda sidor. Att som chef jobba med hot och slag var ingen hit. Att vädja till sunt förnuft inte heller.

För att få flyt så jobbar jag fram rutiner och nöter in för att få flyt. Jag tror på att hålla ut och bepansra sig med tålamod när det gäller att få kolleger att göra rapporten, fylla i säljstödsuppgifter, lämna in reseräkningar, tidrapporter med mera… Till slut brukar det ändå bli gjort och fungera. Ibland inträder den hårda naturlag fram som avgör vilka som inte fungerar i sitt arbete men det är den yttersta konsekvensen och det berör vi inte här denna gång.

Det jag som chef anser vara det enda som fungerar är att kräva balanserat mycket, jobba med positiva påminnelser och berömma snabb inlämning.

Några sköna fakta och tips kring fenomenet prokrastinerare:

  • Du är inte ensam!
  • Det är inte hela världen om du är sen, många saker löser sig av sig själv!
  • Det kanske finns ett värde att du är så sen så att andra som inte skulle fått chansen att kliva fram gör det nu?
  • Gör listor;
  • Sätt även det mest oväsentliga på listan som snabbt bockas av och det ger dig omedelbar tillfredställelse och känsla av förträfflighet!
  • Var glad när det dyker upp riktigt jobbiga saker. De får nämligen de som tidigare stod på listan att bli aptitliga och lätta att göra!
  • Bocka för det som gjorts och fira varje genomförd uppgift, låt bruttolistan med gjorda saker leva vidare som ditt personliga och levande CV över din förträffliga kapacitet!
  • Som Mark Twain sade: Skjut inte upp till morgondagen vad du kan göra dagen efter den…haha.

Kommande inlägg planeras till den 8/10 bara för att ge mig lite extra tid för andra uppdrag. Det kan hända att det handlar om framgångsrikt Styrelsearbete.

Externa specialister

/ Anders Frisk / Lämna en kommentar

Externa specialister är ett av det bästa jag vet med företagande. När man hittat och valt rätt med känsla av tillit. När man vågar släppa lite av kontrollen och ta in externa specialister som, med sin fokuserade yrkesskicklighet, levererar precis det man beställt. -Ljuv musik.

Jämför med den privata upplevelsen många har av hantverkare? Dom som kom sent, släppte verktyg, åkte och hämtade något som saknades och du fick sen betala heldagen… Ja visst ja, ROT-avdraget gjorde ju att arbetstiden subventionerades! Jag har både den mindre bra erfarenheten och även riktigt bra erfarenheter av pålitliga och suveräna hantverkare som gjorde allt riktigt bra. De som kom i tid, gjorde det de skulle, det som det kostade och med gott samarbete löste alla frågor allt eftersom. Jag tror även att det har med min förmåga att bygga relation och arbeta med känsla för bra folk.

Du riskerar också att bli besviken i företaget även när det gäller externa specialister. IT, finansiella rådgivare, redovisningsbyråer, jurister, banker, försäkringsbolag och mäklare, städ, revisorer, mobiloperatörer, larm, pensionsförvaltare, hyresvärdar och hantverkare (igen)… raden är lång av branscher där avarterna dessvärre är välrepresenterade.  De står där och sliter i din stackars resultaträkning medan du av stress och osäkerhet inte riktigt vet hur du ska agera och går på dyra avtal och upplägg…Inte så konstigt när du har annat du borde göra!

Som tur är finns stöd att få som kund i mitt mentorsprogram för företag där 20 års erfarenhet (många erfarenheter dyrköpta) har skapat goda och utvalda leverantörer samt känslan för när det är bra eller inte.

Med flera externa specialister har jag tacksamt lyckats behålla affärsrelationen och ibland både en professionell och personlig vänskap. Detta är nu en guldsits i min roll som företagsmentor då många saknar egna kontakter av samma kaliber.

Jag betalar hellre en extern specialist riktigt hög timpenning och får snabb, exakt, professionell leverans än att få en slirig billig leverantör som aldrig blir klar…

Varmt välkommen!

 

Kommande inlägg beräknas till den 24/9 och handlar om Prokrastinering, Uppskjutandebeteende!

Försäljning genom god service och passion.

/ Anders Frisk / 1 kommentar

Lust är vår stora drivkraft. Passion för att göra något bra och känna oss stolta över vad vi gör. Ingenting kan slå passionens kraft!

Försäljning och god service med kraften av passion hos personen, eller organisationen, är det som får oss som kunder och samarbetspartners att vilja och bli glada av att få handla, köpa, idéer eller varor från den som säljer.

Alla har vi sett bristen på engagemang och den olust och ovilja till köp det leder till. Ibland köper vi ändå, trots bristande engagemang från säljande företaget. Gör inte det.

För att lyckas att ge god service, mer än förväntad, så går det aldrig utan genuint engagerade människor i organisationen och inte minst hos de som direkt möter kunden. Bygg på dessa människor genom gott ledarskap och tilltro.

Här radas floskler och det är riktigt eftersom det låter svårt att tro att det är så enkelt…

Svaret är att det inte Är enkelt! Det är väldigt svårt men otroligt viktigt att skapa den atmosfär av positiv livssyn hos medarbetarna så att detta genomsyrar organisationen. Finns det inifrån så kommer det också ut till mötet med kunden och hanteringen av affären eller det som är aktuellt. Detta styrs av ditt ledarskap, av företagets värderingar och hantering av människorna i organisationen. Tyvärr glöms det ibland bort av oss när vi förblindade av fart och i bristande företagskultur rusar på.

Hur vi bemöter kunden i mötet vid ett klagomål eller problem är mångt mycket viktigare än vid första attraktionen av produkten eller ärendet. Att behålla kunden och få fortsatt förtroende kostar mycket mindre än kampanjer efter nya. Vi vet hur missnöjda kunder kan sprida sina negativa omdömen till sin vänkrets och idag på sociala medier.

Låt inte kunden bevaka ditt ärende, påminna dig eller sitta undrande om när informationen kommer. Var tydlig och tala om ifall det riskerar ta några dagar och lova inte för mycket. Var uppriktig och ärlig med negativ information. Låt det hellre bli en positiv överraskning att ärendet löstes snabbare än först befarat.

Det finns ett litet antal människor som dessvärre inte alltid mår riktigt bra och är kända haverister med stor längtan att kanalisera sitt missnöje vid mötet med företrädaren av företaget eller organisationen. Det vore ibland på sin plats med checkar till terapeuten utöver pengarna tillbaks och det är än så länge oprövat koncept. Försök komma ur den affärsrelationen även om det kostar att backa före det kraschar helt.

I mitt tidigare företag visade vi alla stort engagemang och i mötet med kunderna fick vi mycket fina betyg för vårt engagemang. När vi gjorde kundundersökningar var detta alltid i topp. De kontakter vi inte lyckades samarbeta med var försvinnande få och ofta försvann de från sin position av sig själva. Förtröstan är att de sällan blir långvariga i sin position och det som syns utåt är bara en del av deras problem. Ibland, i en del utländska företag blev de chefer istället och det sade en hel del om kulturen hos företaget. Det slog aldrig fel att det avspeglade sig i hur framgångsrikt samarbetet blev.

Man får se det så att man blir glad för chansen att öva sin förhandlingsförmåga, tålamod och uthållighet. På många sätt gör detta en bättre till nästa gång. Vilken kärlek vi känner när vi möter nästa, vettiga person! Jag är ytterst tacksam för alla goda kontakter och relationer vi byggt upp.

Känner du passion för ditt jobb? Har du lusten som behövs för att tryggt landa dina ärenden? Behöver du verktyg för dig eller din organisation? I vårt mentorskapsprogram är detta en röd tråd och tillsammans med våra samarbetspartners finns utomordentligt gott stöd att få för organisationer.

 

Kommande inlägg planeras till den 17 september och att handla om Externa specialister.

IT och säkerhet

/ Anders Frisk / Lämna en kommentar

IT och säkerhet är paradoxalt. Vi hör att oavsett vad vi gör så finns stora organisationer ”där ute” som på något sett ser alla aktiviteter vi har via Internet och telefon. Ändå kör vi på och landar i en sund syn på att någon måtta får det vara på förföljelsemanin, vi måste ju ändå jobba på! Vi kan ju inte hålla på och oroa oss! …bara inte konkurrenter, kunder, leverantörer med flera får se vad som är företagsintern information? Är det verkligen så att det går till så att konkurrenter kan hacka sig in för att ta del av företagshemligheter? Möjligt…

En mångt mycket större risk är vår egen försumlighet och hur vi exponerar oss på olika medier. Kvarlämnad teknik i bilar? Glömda saker på flyg, tåg, caféer… Prylar fulla med information och utan lösenord? Med den teknik som vi omger oss med är det fullständigt omöjligt att helt utestänga risken för att hela kundregister, prislistor, hemlig korrespondens, sekretessbelagd information med mera kan nå fel personer.

Människan i företaget eller organisationen har idag så stor tillgänglighet bara i sin smarta telefon, att det vore fullkomligt omöjligt att stoppa risken för felaktig spridning av information. Vi vill ju kunna arbeta så effektivt som vi gör och nyttja tekniken till vår fördel!

Jag hade en namne på ett försvarsföretag och när hans kolleger mailade ytterst hemlig intern information tänkt för honom men där Outlook istället valde mig som mottagare, insåg jag hur olyckligt det kan bli. Tur att det var jag som fick den och kunde rätta till det men helt lätt är det inte med mail och alla cc vi gödslar med!

Som tur är så blir vår information snabbt gammal och ointressant när vi springer på i etthundraåttio i kvartalsekonomin. Se bara på förra årets resultaträkning för februari? -Nostalgisk läsning! Din tre år gamla budget?

Vad vi får arbeta med är en bra IT-struktur, policy kring lösenord och hantering av tekniken, bygga lojalitet hos våra medarbetare samt acceptera att information så snabbt blir inaktuell! Det finns helt klart bra hjälpmedel att få men det är en balans mellan att kunna arbeta effektivt och på distans och att ha en extremt hög säkerhet.

Arbeta med kulturfrågor så att tystnadsplikt råder i dina affärsrelationer. Fortfarande sprids mycket information skvallervägen, i kombination med möten, på mässor i kombination med alkohol eller bara där personer saknar bekräftelse och gärna får det från fel personer.

Jag rekommenderar starkt ett gott samarbete med en bra IT-byrå. Större företag har naturligtvis egna IT-verksamheter med detta som ansvar. Som kund till oss i mentorprogrammet för företag, får du del av nätverket som har erkänt hög standard, prisvärd hantering och bra struktur för att du ska kunna sova gott om natten. I tidigare verksamhet gjordes skarpa tester och vi var uppe igen kort efter en fingerad total datakrasch.

 

Kommande inlägg planeras handla om Försäljning genom god service och passion, beräknas komma den 10/9

Kommunikation och information

/ Anders Frisk / 1 kommentar

Att det ska vara så svårt? Kommunikation. Delande av information. Kopplad medvetenhet. Alla verkar överens om att det oftast brister i kommunikationen…

Det är ett mycket komplext ämne. Jag gör ingen allmän reflektion av ämnet utan koncentrerar mig på att få det enkelt och i ett företag eller organisation. Många människor upplever att de aldrig får någon information och andra säger att det är så mycket att man inte kan ta den till sig. I de sociala mediernas och mailens tidevarv är det inte direkt någon brist på information, önskad eller inte, så det kräver sin person att hantera flödet.

Som anställd finns information som man verkligen behöver. Sedan finns information som kan vara kul att veta om. Vi är väldigt olika hur vi hanterar och nyfiket törstar efter hemligheter för att sprida vidare men hellre ha än sakna information.

Allmän verksamhetsinformation hanteras enklast genom trevligt uppdaterad intranät eller utskick och brukar fungera bra så. Vissa företag och organisationer saknar helt känslan och förmågan att informera och det är verkligen synd.  Som tur är kan man få hjälp som kund i mitt mentorprogram för företag. Som mottagare är det en mognadsfråga och en attitydfråga hur man tar till sig den information som finns att få. Den som inte håller sig informerad ska nog passa sig för att klaga på bristande information.

När företaget har en planerad viktig förändring, vänta inte med att berätta om den. Var inte rädd för att det är fel timing. Berätta hellre för tidigt än för sent. Berätta om det som är klart.  Om det inte finns mer att berätta för tillfället, förklara att mer information kommer vid senare tillfälle. Vid behov, håll regelbundna informationsmöten så att saker kan diskuteras. Håll inte inne med saker som lika gärna kan berättas. Det skapar bättre förståelse och lojalitet om informationen berättas rakt, enkelt och på en gång utan dramatik.

Har vi ingen ”karta” så ritar vi en själva. Det mest förödande är när personalen ägnar energi åt att spekulera om vad som ska hända. Finns då någon som med anledning av sin position vet lite mer, sätter det bara dem i en svår situation. När sedan informationen till slut kommer, verkar det ofta lite löjligt att man inte sagt något tidigare. Det skapar i sin tur bristande lojalitet och trivsel.

Det finns många exempel på bristande ledarskap och där styrelser och chefer av rädsla håller allt så hemligt. Visst finns det ofta legala skäl eller riktigt bra anledning till att hålla informationen i en sluten krets. Det är inte det som är problemet. Problemet uppstår när svag ledning tycks ha extra stort behov att känna sig betydelsefulla genom att veta mer än andra och gärna hålla på informationen och släppa lite skvaller på förhand. Det där straffar sig bara i längden. Analyserar man det efteråt kom alltid informationen för sent och på fel sätt.

Så… välj tidig, rak, tydlig och öppen information utan krusiduller!

 

Kommande inlägg planeras handla om IT och säkerhet och komma den 3 september

Personal och Policy

/ Anders Frisk / Lämna en kommentar

Min största förmån som företagare var personalen. Vi lyckades att attrahera, utveckla och behålla personal som till största del trivdes tillsammans, med företaget och dess verksamhet. Jag förstår att det inte är alldeles självklart att personal trivs på jobbet, men för oss var det en förmån att det blev på det sättet. Jag förstår också att känna personlig stolthet och stort ansvar för att vi lyckades.

Under nära tjugo år gav vi sammanlagt fler än trettio personer anställning i omgångar och efter varandra. Totalt var vi fjorton anställda som flest. Vi gav ett fåtal besked om uppsägning, såg hur alla utvecklades och en del gick vidare till nya utmaningar, ofta till väldigt fina positioner i större företag efter ett antal år. Min devis var att personal blir riktigt bra efter två år, därefter är det minst tre-fyra år av riktigt goda medarbetare. Lyckas man behålla och utveckla så har man många år tillsammans.

Grunden för tydlighet och förståelse för företagets värderingar och mål hos personalen vilade ofta på en framarbetad Policy. Regler eller riktmärken. Det underlättar när vi vet vad som gäller. Krångla inte till det. En god vän som är chef har det underbara uttrycket ”allt är påhittat” och det stämmer så väl.

Lön: Betala en bra lön för gott arbete. Snåla inte. Ingångslön är bra om den är lägre och tydligt beroende av tjänst och situation, bara man signalerar att det finns klara möjligheter att öka om allt går bra. Når man inte ända fram från början så är ett paket med övriga förmåner något som kan väga upp. Jag presenterade ofta en trappa där man efter sex månader (efter provanställning) och kanske ytterligare sex månader nådde lönekraven om man nådde utlovade prestationer. Lön är det yttersta beviset på arbetsgivarens uppskattning. Den har ett starkt symbolvärde förutom att pengarna är väldigt viktiga för oss alla. Efter skatt är det dock ofta en besvikelse så det finns mycket annat att jobba med.

Bonus: Jag rekommenderar inte ett bonussystem för vem som helst. Kan vara bra för riktiga jägare, säljare, drivna och kanske lite näriga personer som drivkraft men då är det en varningssignal vad gäller övriga prestationer som anställd. Vill du bara ha en extremt driven person som bara gör exakt den prestation du vill så visst. Glöm då inte att det sätter kulturen i företaget. En bonus talar dessutom om att jobbet är så tråkigt att din normala lön inte räcker, vi måste muta dig med mer pengar för att du ska göra ditt egentliga jobb. Jag gillar det inte.

Vinstdelning: Om året gått bra, om personen och helheten fungerat bra, om personen nått sina mål… Betala ut en gratifikation, en procent av årslönen eller lika för alla till all personal till jul. Man kan också arbeta med en stiftelse där anställda har gemensam del av en pott men det gjorde vi aldrig då det var alltför komplicerade skatteregler samt lång tid för att personalen skulle känna en direkt koppling till prestation och belöning. Snåla inte, dela med dig.

Gemensamma arbetsresor: Här är myndigheterna känsliga på grund av missbruk men missa inte att ta möjligheten att kombinera arbetsresa med trevlig samvaro. Det kanske finns befintliga kontakter på trevliga platser? Rese och hotellkostnader finns ofta till bra priser. Det kan finnas kul resor till närområdet också. Nyttja de sex arbetstimmarna per dag till att hinna prata ihop er om allt ni inte hinner annars. Passa på att jobba med värderingar, drömmar och förhoppningar. Bejaka de gemensamma samtalen. Besöken hos företagskontakten bygger otroligt värde för företaget med goda relationer som finns kvar under lång tid.

Arbetstider: Frihet under ansvar. Se till att det är personal på kontoret när det behövs. Känner personalen att de styr sin egen tid och har förtroende görs ett bra jobb. Missbrukas det så var glad att det kom upp så att ni kan lösa vad det egentligen handlar om. Ge lediga dagar i samband med långhelger eller klämdagar. Då vill de i alla fall vara med familj och vänner.

Distansarbete: Moderna tekniska hjälpmedel har ju gjort det fantastiskt enkelt att arbeta på distans. Frihet under ansvar och blir bara själva arbetet gjort är det en utmärkt möjlighet att ge personal möjlighet att styra sin egen tid.

Semester: Snåla inte med semesterdagar. Det är otroligt mycket billigare än högre lön. Uppmuntra att den tas ut under perioder när det är låg verksamhet. Jobba för att personalen saxar ledigheter så funktioner på arbetet inte blir lidande. Betala ut en bra semesterersättning och varför inte ha semesterår och kalenderår synkat? Jag har aldrig förstått vitsen med semesterår från första april men det är väl en kvarleva från forntid.

Mobiltelefon. Inget konstigt idag men ger personen enorm frihet och blir även nåbar. Kräver disciplin men det kan ni tala om i policyfrågor. Tänk på IT säkerhet (mer i senare inlägg)

Bilar: Arbetsredskap. Skattesystem och politik förändras regelbundet men ger personen en frihet och känsla av uppskattning men det är ett kostsamt arbetsredskap.

Hemmabredband: Bra förutsättning för distansarbete. Ger personal en frihet och uppskattning. Se bara upp för dåliga och bundna abonnemang och en djungel av andra mobila bredband. Kräver en tydlig policy och linje.

Ipad eller liknande: En fantastiskt uppskattad produkt som även underlättar distansarbete. Se till att appar registreras och handlas privat. Tänk på IT säkerhet (mer i senare inlägg)

Massage/Yoga och liknande: Uppmuntra till förebyggande hälsovård och det välbefinnande en regelbunden massage ger. Man kan ta massagen till arbetet eller låta personalen uppsöka en företagsknuten massör som kan fakturera. Tidigare ansågs detta onödig lyx hos våra myndigheter men den kulturen har tack och lov ändrats.

Träningskort: Uppmuntra till fysisk aktivitet. Det stärker kroppen och förhindrar sjukdom, depression och stress. Vissa vill göra något tillsammans och då kan goda relationer skapas, andra har det som privat avkoppling. Även detta är numer tillåtet att subventionera. Duktiga affärsmässiga träningsföretag tar hutlöst betalt. Kanske ett kort på badhus eller stående ban-tider är ett alternativ?

Pensionsavtal: Förutom avtalspensioner, lyssna på ditt försäkringsbolag eller banks råd. Även om ingen är direkt ansluten via fack eller arbetsgivarorganisation så kan du välja att följa eller förbättra dessa avtal. De flesta tycker detta ämne är tråkigt nu men i framtiden kommer det vara uppskattat.

Karensdagar: Ta bort karensdagen. Betala full lön under sjukdom. Du får mer lojal personal, mindre och kortare sjukfrånvaro och stress. Fungerar det inte så har du bra tillfälle att ta reda på det egentliga problemet. Du kan alltid kräva tidigt och dokumenterat läkarbesök om det inte fungerar.

Utvecklingssamtal: Ta ett kort och konkret utvecklingssamtal en gång per år eller mer sällan om ni har en rullande uppföljning och dialog. Dokumentera minnesanteckningar och ha varsin kopia för uppföljning. Det finns massor med skrivet kring detta.

Samtal: Ha en kultur där det är uppskattat med korta små samtal utan gnällstuga eller kompisträsk. Visa äkta och genuint engagemang för familj och privatliv utan att bli för privat. Var en medmänniska som lyssnar och vid efterfrågat önskemål komma med råd och kanske kontakter. Kräv respekt för din tid som chef precis som respekt för deras tid som anställda. Är det viktigt och kräver förberedelser så boka tid som passar båda.

Lönesamtal. Boka in samtalet i samband med helt anställningsår. Då uppmärksammas det tillfället. Är det möjligt så är det ju trevligt med ett positivt besked lagom till jubileum! Där hemma uppskattas det likaväl när det meddelas hur uppskattad man är på jobbet. Försök ensas och inte fastna i att det inte finns budget eller annat. Har ni en kultur av insyn så är man medveten om läget. Blir det en tuff diskussion med högra krav och samtal om prestationer är det bättre att ta ett nytt möte i form av ett utvecklingssamtal. Kanske är ni redo för en förändring av position eller färdiga med varandra? Förändring är inte farligt.

Information: Det här kommer behandlas i eget inlägg men arbeta för en öppen kultur. Personalen är din viktigaste tillgång. Det skapar förståelse och insyn, lojalitet och mindre oro.

Engagemang: Att personal är engagerad i sin uppgift och i ett utvidgat ansvar för avdelningen eller företaget är något väldigt värdefullt och måste bara bejakas. Det går otroligt snabbt att ta bort denna värdefulla förmåga genom att låta dåligt chefsskap, misstro och felaktiga påpekanden om misstag bli kultur. Här är ett ständigt arbete som du som chef behöver göra för att upprätthålla engagemanget. Luras du tro att en bonus löser det så är du snett ute. Se upp för kulturfrågor och outtalade ledare som kväver engagemanget och arbetslusten.

Lojalitet. Det kan bara föräras och kommer som ett resultat av gott chefsskap.

Delegering:  Visa förtroende, pålitlighet och gillande. Saker kan göras på fler sätt än på ditt sätt! Var tydlig med vad du förväntar dig för resultat.

Svåra samtal. Kräver timing och god kunskap om människan och kommunikation. Här är det bra att du själv har en bra kontakt du litar på och kan konsultera före och efter samtalet. Sträva efter att använda modellen där du talar om vad du observerat, hur du känner du det du sett, vad som är viktigt för dig när det gäller detta och konstruktivt vad du vill att personen ska förändra eller åstadkomma. Lyssna sedan efter en förklaring eller hur ni tillsammans kan lösa det. T.ex: Jag märker att du är sen. För mig är det viktigt att vi passar tider. Därför vill jag att du passar tiden. Finns det något problem kring detta som vi kan lösa tillsammans?

Dokumentation: Ha alltid skrivna anställningsavtal, dokumenterade överenskommelser och bekräfta omedelbart förändringar samt informera berörd personal så hanteringen blir rätt.

Uppsägning: Den allra tristaste uppgiften som chef. Det beror på anledning men det är alltid tråkigt att ge detta besked. Har ni en god relation, en god dialog och där det finns logisk förklaring så är personen säkert väldigt medveten om vad som skall komma och blir därför ofta lättad när det är sagt. Hantera med respekt. Låt det ta tid och se hur du kan stötta och hjälpa personen i situationen. Se till att uppsägningen följer lagar och förordningar och ha god dialog med fack och den anställde. Var snabb med betyg och intyg och erbjud dig som referens om det finns behov. Använd dina nätverkskontakter om du aktivt vill försöka hjälpa personen vidare i arbetslivet. Snåla inte.

Avskedande: Gäller bara om personen grovt brutit mot anställningskontraktet, gjort något olagligt såsom stöld, misshandel eller förskingring. Ta juridisk hjälp.

Det finns mycket mer kring våra spelregler på jobbet och de kan dyka upp framöver. I mitt mentorskapsprogram för företag arbetar vi med dessa och andra frågor.

Skulle DU velat ha arbeta för mig?

 

Nästa inlägg planeras till tisdagen den 27/8 och handlar om Kommunikation och Information.

Rekrytering

/ Anders Frisk / Lämna en kommentar

Rekrytering är bland det roligaste jag vet inom företagande och entreprenörskap. Det är ett så stort bevis på framgångsrik verksamhet och lyckosamma beslut. Bekräftelse!

De senaste tio åren har rekryteringsbranschen exploderat. Och imploderat. Ett antal drakar har lagt ett kvävande täcke över anskaffning av personal. Man kan bli politisk och stämma in i gnällkören mot Arbetsförmedlingen och LAS som skapat rädsla och osäkerhet hos arbetsgivare men det är bättre att försöka förstå och manövrera.

Aktörerna i branschen har varit väldigt lyckosamma och framgångsrika i att kombinera möjligheten att hyra in personal med rekrytering. Bara att gratulera. Jag hoppas att arbetsförmedlingen blir mer framgångsrika i framtiden. Som registrering av arbetslösa fungerar naturligtvis deras arbete bra och vi har anställt flera genom denna möjlighet men jag har inte observerat något aktivt arbete hos arbetsförmedlingen. De har säkert fullt upp.

Jag önskar att företagen tog tillbaks makten vid rekrytering. Det är i företaget själen finns. Det är där personerna skall fungera och trivas. Jag har svårt att tro att rekryteringsföretagen verkligen kan företräda företagen och fullt ut förstå den inbyggda företagsanda som man anställer till. Det har till och med skapats ett namn för konsekvensen den kan få. ”Felrekrytering”. Det innebär väldiga kostnader då företagen tvingas köpa ut personer som enligt LAS inte kan sägas upp men eftersom personen inte fungerat på grund av ”felrekrytering” måste man ju lösa problemet. Sedan är det djupt tragiskt för den enskilde personen som kanske går vidare med riktigt stukad självkänsla.

Med detta inte sagt att företagen inte behöver använda externa experter under rekryteringen. Företagen bör aldrig släppa ansvaret. De bör själva sålla ut bland ansökningarna som därefter kan hanteras av externa rekryterare enligt en process som företaget ska ha kontroll över och full insyn i.

Jag känner mig personligen inte helt kunnig inom inhyrning av personal men det vi provade fungerade bra för kortare vikariat. Jag har full förståelse hur komplicerat det måste vara för större verksamheter med stora svängningar av behoven men jag har ingen egen direkt erfarenhet. Kanske fack och lagstiftning behöver bli mer modernt?

När det gäller personal som långsiktigt skall vara en del av verksamheten är det otroligt viktigt med rätt folk. Jag lever i den villfarelsen att slaveriet avskaffades för länge sedan men det verkar utnyttjas av många företag som kanske saknar en egentlig själ. Dessa företag har inte direkt förbättrat bilden av det goda företaget utan tvärtom stärkt motsättningarna mellan företag, fackföreningar och politiker.

I det mindre företaget kanske man kan tro att rekrytering är enklare än i det större företaget. Det är snarade tvärt om eftersom det procentuellt har så mycket större påverkan, samt upptar så mycket mer av det lilla företagets koncentration än hos det större. Det är aldrig en liten sak.

Historien om hur chefen slängde hälften av ansökningarna för att få en mindre mängd att arbeta med och förklarade –Vi behöver inte folk med otur, dessa hade otur… den historien kanske låter hemsk men man behöver snabbt komma ner till en hanterlig volym. Hellre att själv snabbt skumma än att lägga ut det arbetet på en extern rekryterare.

Jag arbetade fram en väl fungerande process i det mindre företaget. Vi skummade ansökningarna, rangordnade snabbt och svarade alla med ett kort och trevligt mail om läget. Vi var fler som tittade på materialet och den sammanvägda känslan gav mig en bra grund för mitt beslut. Min assistent hade en särdeles god förmåga och näsa för bra ansökningar. De vi ville gå vidare med bjöds in till en intervju. Där träffade den sökande mig och några få personer till att börja med. Vid eventuellt ytterligare tillfälle presenterade vi dem för tillgänglig personal, över en fika eller på gemensam lunch med de närmaste berörda. Efter deras känsla gick vi vidare med rätt person som även fick genomgå en personlighetsanalys hos en extern expert före vi som regel erbjöd dem provanställning. Övriga fick ett motiverat avslag där vi bad att få spara ansökningarna. I några fall blev det en senare fortsättning.

Jag var noga med att känna av själva personen och dess värderingar samt vara väldigt tydlig med hur vårt företags värderingar och arbetssätt kunde passa med den sökande. Kändes det inte rätt var det ingenting att arbeta med. Så krass måste man vara och det slog aldrig fel. Den personal vi rekryterat med denna process har stannat länge, varit lojala, arbetsamma och uppskattade hos kunder, personal och andra affärskontakter.

Det hände några få gånger att vi mot min magkänsla ändå gick vidare och tog in personal som jag var tveksam till om det skulle fungera. Det var aldrig bra. I något fall tvingades vi att anställa i samband med att en agentur med betydande omsättning ville placera deras personal hos oss. Det kostade oss massa pengar och bekymmer. Arbetsglädje hos mig och andra, processtid, advokatkostnader, dokumentation, förhandlingar och till sist kostnader för utköp eftersom det är otroligt svårt att vinna en process. Vi hade bevis på lögner, arbetsvägran, privat köp av alkohol med företagskortet med mera… men ändå skulle vi inte vinna en process om vi avskedat personen av personliga skäl då det var för långt mellan tillfällena och att vi inte kunde bevisa allt i full utsträckning. Besked om uppsägning med anledning av arbetsbrist var omöjligt eftersom företaget hade full fart framåt med vinst. Det var vi ju förvisso glada för, men det kostade oss säkert en miljon till slut. Lärdomen var mycket värdefull och kanske en mer grundad känsla för hur svensk arbetsmarknadspolitik ser ut och kan få för konsekvenser. Självklart skall skyddet vara stort men även ansvaret och där haltar det nog en del idag.

 

I mitt mentorskap för företag är erfarenheter och ledsagande inom processen för rekrytering en viktig del.

 

Kommande inlägg planeras till den 21 augusti och handlar om Personal och Policy

Medarbetare

/ Anders Frisk / Lämna en kommentar

Med arbetare. Att arbeta Med. Att arbeta tillsammans Med. Att arbeta Med något… Det ligger mycket i benämningen. Företaget betalar dig för att utföra en tjänst av något slag. Att arbeta ger en lön för arbetet och svårare än så är det egentligen inte.

Däremot ser vi oftast arbetet som så mycket mer än ett arbete. Eller vi vill se. Det är en stor del av vårt liv. Lönen arbetet betalar skapar ekonomiska möjligheter att skaffa oss de saker vi kan skaffa oss och drömmer om. Det skaffar oss en social plattform och en viss status som vi är stolta över. Det kan ge personliga vänner för livet. Det kan fylla många mänskliga behov och utvecklar oss som människor. Vi kan genom arbetet se mer av världen och träffa kärleken.

Ett arbete Kan vara stort och Ska också vara det!

Tyvärr sitter en hel del massa människor på ett arbete och vantrivs. Detta stör mig grymt. Vi lever bara en gång och det är faktiskt meningen att arbetet skall vara precis rätt för oss! Se till att ändra och förändra. Gå inte och lid.

Att vara just medarbetare och inse betydelsen av att vara det, är en otroligt viktig insikt att ha.

För företaget är det avgörande för överlevnad och nödvändig tillväxt. Den förmån jag haft som medarbetares chef har varit fantastisk. Om det var lika fantastiskt i deras perspektiv kan jag inte lova men ganska hyfsat är nog min känsla!

Att se glädje och sorg. Förhoppningar och besvikelser. Ilska och rädsla. Att se hur medarbetare hanterat och utfört svåra uppgifter där man tagit stort utvidgat ansvar för helheten och inte lämnat våra kunder i sticket har varit det viktigaste när jag byggde ett framgångsrikt företag.

Snåla inte med beröm och var lyhörd för det Goda och lyckosamma i det som görs av Medarbetare. I slutändan är det faktiskt viktigare än t.o.m. lönen även om lönen är det yttersta beviset på uppskattning från arbetsgivaren så är det ändå känslan av att vara betydelsefull som får oss att trivas i vår roll som medarbetare!

Vi behöver alltså odla kulturen att vara just Medarbetare med vidgad syn av delaktighet och ansvar. Det får man i mina ögon med rätt människor på rätt plats i en kultur där man vågar lita på, och ge förtroenden och ansvar. Vi behöver låta medarbetare vara mer än delaktiga och våga visa mod att få göra just det. Då måste man kunna se på hur saker görs annorlunda och oftast bättre. Då måste man låta medarbetare passera invanda hierarkier och göra organisationer mer genomskinliga. Då får vi ett bättre företag med mer nöjda medarbetare och bättre resultat!

Nästa inlägg handlar om värdet av en Assistent.