Styrelsemöten är inte som vilka andra möten som helst. När styrelsemöten är Väl Genomförda är de små steg och milstolpar i företagets utveckling. Det kamerala och torra faktumet är att Styrelsen är tillsatt av ägarna. Styrelsen tillsätter VD och ska genom sitt arbete säkerställa att det tillvaratar ägarnas vilja med bolaget.

Som alla möten är det bra om de är effektiva. Viktigt är att de är positiva som känns meningsfulla och leder till beslut. Min erfarenhet av styrelsearbete är både bra och mindre bra. Åtskilliga gånger har halva mötet tagits upp av meningslösa diskussioner om ovidkommande saker. Vardagliga ”bekymmer” som båtar, bilar, trafik eller andra stora besvär i vardagen… Ofta har mötena varken startat eller slutat i tid och protokoll har kommit så sent att det inte längre haft någon betydelse än att sitta i arkivet. Lägg ner, bryt upp, byt ut.

Mina goda erfarenheter är följande:

• Se till att det är en begränsad mängd ledamöter. Ordförande ska vara en person som kan hålla möten.
• Ledamöterna ska vara engagerade och inte sitta av tid. Byt när engagemanget tryter. Betala ett minimum men kom ihåg att ”det man inte betalar för värderar man inte”.
• Ledamöterna behöver veta vad som personligen förväntas utifrån deras kompetens.
• Ledamöterna bör kunna representera hela bolaget och utöver, från ägare till personer som arbetar dagligen från alla läger i bolaget.
• Sträva efter en balans mellan kön, ålder, personligheter och kompetenser.
• Fördela karaktären på mötena till att handla om saker som är aktuella under året; nutid, framtid, omvärld, personal kan vara exempel. Ett möte per kvartal med ett extra strategidygn per år där det inte är formellt möte men ett mer kreativt möte med minnesanteckningar.
• Ta in externa kontakter för strategiarbete och så kallade workshops. Det finns många som kan få fart i en trött styrelse och ändå lyckas dra ur viktiga kunskaper.
• Tydliga och få rapporter med enkla grafer som visar nuläget. Utskickade innan och att det förväntas att folk är pålästa.
• Korta möten. Mer än tre timmar betyder att det är bättre att dela upp i fler.
• Frukt, kaffe, vatten. Inga kakor.
• Protokoll så snabbt som möjligt, dessa ska fungera som att-göra-punkter, styrdokument, för VD att använda i vardagen och ut i organisationen. Resultat följs upp löpande och på nästa styrelsemöte.
• Ha tydliga spelregler för mötena. Ta pauser för telefon och snack men mötet ska hålla tempo. Börja i tid. Sluta i tid. Håll glatt tempo och ta extra diskussioner vid annat tillfälle om det drar iväg. Ledamöter kanske kan ses på en egen lunch?

Detta torde väl egentligen gälla för de flesta andra möten som sker. Vi är ett mötesälskande folk i Sverige och experter på koncensusbeslut… Vörda därför mötesformen med högsta kvalitet och ta fram fördelarna med denna längtan.

Kommande inlägg planeras till den femtonde oktober… och planeras handla om värdet av Skratt och Glädje på arbetsplatsen!